Lançar e editar a nota

Lançar uma nota digitada

Para notas sem XML (nota em papel, por exemplo):

1. Clique em add Nova Nota.
2. Escolha o Fornecedor (busca por nome ou CNPJ/CPF).
3. Informe o Número, a Data de Emissão, a Data do Documento e, se houver, a Chave de Acesso.
4. Clique em Continuar. A nota é criada e abre a tela de edição para lançar os itens.

Tem o XML? Importe

Se a nota é uma NF-e, prefira Importar XML: evita erro de digitação nos impostos.

A tela da nota

O topo mostra o título, a etiqueta Em edição (ou Processada — Somente Leitura) e os botões:

Botão	O que faz
Salvar Cabeçalho	Grava as alterações das abas (datas, fornecedor, número, valores).
radar Raio-X da Nota	Valores, fornecedor, impacto no custo e no preço, contas a pagar e histórico.
payments Títulos a Pagar	Abre as parcelas das contas a pagar da nota. Veja Títulos.
Fechar	Volta para a lista.

Nota processada é somente leitura

Depois de processada, a nota não pode mais ser editada. Veja Processar a nota.

Aba Principal

Campo	O que é
Data do Documento	Data de emissão da nota pelo fornecedor.
Data de Movimento	Data em que a mercadoria entrou. É a data usada no estoque, nos livros e no SPED.
Fornecedor	Quem emitiu a nota.
Número e Série	Da nota do fornecedor.
Chave de Acesso	Os 44 dígitos da NF-e. Não pode repetir em outra nota de entrada.

Aba Outros Valores

Os totais e valores do cabeçalho da nota (frete, seguro, outras despesas, impostos...). Na nota importada, vêm do XML.

Aba Custos Adicionais

Despesas que fazem parte do custo dos produtos, mas não estão na NF-e do fornecedor. Exemplos: guia de diferença de ICMS entre estados (DIFAL), frete pago à parte, serviço extra.

Entra no custo real	O valor é rateado entre os itens e somado ao custo real dos produtos no processamento (que forma o preço de venda). O custo fiscal fica só com o valor da nota.
Não entra no fiscal	Fica fora do total da nota, dos totalizadores, do registro de entrada, dos livros, do SPED e do Sintegra.
Fica registrado	A descrição e o valor ficam gravados na nota, e a parte de cada item também, para consultar depois por que o custo subiu.

Informe O que é esta despesa e o Valor e clique em Adicionar. Só pode ser alterado com a nota não processada.

Não lance em "Outras Despesas"

Despesa que não está no XML não deve ir em Outras Despesas: o total da nota ficaria diferente do que está na Sefaz. Use os Custos Adicionais.

Itens

A tabela mostra ordem, produto, quantidade, unitário, total, CST, ICMS (% e valor) e CFOP. Clique em um item para Editar ou Excluir, ou use add Adicionar Item.

O item é dividido em quadros:

Quadro	Campos
Valores	Quantidade, valor unitário e valor total.
Outros Valores	Desconto, acréscimo, frete, outras despesas e valor não tributado.
Tributação	Alíquota ICMS, redução de base, base e valor do ICMS, ICMS desonerado e origem do produto.
ICMS Substituição Tributária	Base, alíquota, MVA e valor da ST.
PIS / COFINS	CST, alíquotas, bases e valores.
IPI / FCP	Alíquotas e valores de IPI e FCP.

No rodapé do item aparece o Valor Total do Item. No rodapé da nota, os totais de Produtos, Custos Adicionais e Total.

Títulos (contas a pagar)

O botão Títulos a Pagar abre as parcelas que viram contas a pagar quando a nota for processada.

• Na nota importada, as parcelas já vêm das duplicatas do XML, quando houver.
• Gerar Parcelas: informe a quantidade, o valor a parcelar, a periodicidade (Mensal ou A cada N dias) e o 1º vencimento.
• Adicionar Parcela e Remover Todas para montar à mão.
• O Stand compara o total das parcelas com o total da nota. Se não bater, oferece Lançar diferença na última ou Ratear o total da nota.
• Clique em Salvar Títulos.

Lista vazia = sem contas a pagar

Se não houver nenhuma parcela, a nota é processada sem gerar contas a pagar. Use isso de propósito (bonificação, por exemplo), nunca por esquecimento.

Depois de processada, a tela mostra os Contas a Pagar Gerados (parcela, vencimento, valor, pagamento e situação). Baixas e alterações dos títulos são feitas na tela Títulos.